1. Responsable del tratamiento
Braine.ai es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la Plataforma. La empresa cliente actúa como responsable en relación con los datos de sus trabajadores, y Braine.ai actúa como encargado del tratamiento en dicho contexto.
- Razón social: Braine.ai
- Sitio web: braine.online
- Contacto: +57 300 123 4567
2. Datos que recopilamos
2.1 Datos del trabajador
- Nombre completo, número de documento (cédula)
- Número de teléfono celular
- Cargo, empresa, proyecto o unidad asignada
- Turno, jornada laboral y horario
- Fotografía de perfil (cuando se proporcione)
2.2 Datos de actividad laboral
- Registros de entrada y salida (check-in / check-out)
- Fecha, hora y coordenadas GPS de la marcación
- Tardanzas, ausencias y novedades
- Informes de visitas y cumplimiento de tareas
- Mensajes enviados vía bot de WhatsApp
2.3 Datos de la empresa cliente (administradora)
- Nombre de la empresa, NIT o identificación
- Datos de contacto del administrador
- Información de configuración de la cuenta
- Datos de facturación (en planes de pago)
2.4 Datos técnicos
- Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador
- Registros de acceso y actividad en la Plataforma
3. Finalidad del tratamiento
Los datos personales son tratados para:
- Gestionar el control de asistencia y jornada laboral
- Calcular nómina, bonificaciones y deducciones
- Generar reportes de cumplimiento, visitas y novedades
- Facilitar la comunicación entre empresa y trabajador vía WhatsApp
- Garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento de la Plataforma
- Cumplir obligaciones legales y laborales vigentes
- Mejorar los modelos de IA que asisten en la gestión (ver Política de IA)
4. Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos se realiza bajo las siguientes bases legales:
- Consentimiento: Obtenido al registrar al trabajador en la Plataforma (el empleador actúa como responsable ante sus empleados).
- Ejecución de contrato: Para la prestación del servicio contratado.
- Obligación legal: Para el cumplimiento de normas laborales colombianas.
- Interés legítimo: Para la seguridad de la Plataforma y la prevención del fraude.
5. Datos de ubicación GPS
La Plataforma solicita acceso a la ubicación GPS del dispositivo del trabajador únicamente en los siguientes momentos:
- Al registrar la entrada o salida de la jornada laboral (check-in/check-out)
- Al cerrar una visita a un proyecto
- Durante el seguimiento de ruta del supervisor (cuando la función está activa)
Las coordenadas GPS se almacenan junto con el registro de asistencia o visita y se usan exclusivamente para validar que la marcación fue realizada en el lugar de trabajo autorizado.
6. Datos biométricos
En caso de que la empresa habilite la verificación biométrica (reconocimiento facial), dicha funcionalidad utiliza los modelos del dispositivo del usuario y no transfiere datos biométricos brutos a nuestros servidores. Solo se almacena la confirmación del resultado de la verificación (exitosa / fallida).
7. Transferencia y compartición de datos
Los datos personales no se venden ni se comparten con terceros con fines comerciales. Únicamente pueden ser compartidos con:
- La empresa empleadora: que tiene acceso a los datos de sus propios trabajadores.
- Proveedores de infraestructura: como servidores en la nube, bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos equivalentes.
- Autoridades competentes: cuando exista obligación legal o requerimiento judicial.
8. Seguridad de los datos
Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:
- Cifrado HTTPS/TLS en todas las comunicaciones
- Contraseñas almacenadas con hash (bcrypt/PBKDF2), nunca en texto plano
- Acceso restringido a la base de datos por roles y permisos
- Backups cifrados diarios con retención de 7 días
- Monitoreo de accesos y registros de auditoría
9. Retención de datos
Los datos personales se conservan mientras la empresa cliente mantenga activa su suscripción, más un período adicional de hasta 12 meses para fines legales y de auditoría. Al cierre definitivo de la cuenta, los datos son anonimizados o eliminados de forma segura, salvo que la ley exija su conservación por un período mayor.
10. Derechos del titular de los datos
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer los datos personales que hemos recopilado sobre ti
- Actualizar datos inexactos o incompletos
- Rectificar información incorrecta
- Suprimir datos cuando no exista obligación legal de conservarlos
- Revocar la autorización de tratamiento
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Para ejercer estos derechos, contacta a tu empresa empleadora (responsable del tratamiento) o directamente a Braine.ai por los canales indicados en la sección de contacto.
11. Menores de edad
La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de personas menores de 18 años. Si se detecta que se han registrado datos de un menor sin autorización, serán eliminados inmediatamente.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Los cambios serán publicados en esta página con indicación de la fecha de actualización. Para cambios significativos, notificaremos a los usuarios registrados.
13. Contacto y quejas
Para consultas, solicitudes o quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales:
- Canal: WhatsApp +57 300 123 4567
- Web: braine.online
- Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio — sic.gov.co